American Rescue Plan (ARPA) Recovery Grant Program

If you are an individual creative professional, or you have an arts non-profit organization, Creative Waco has received funds from the National Endowment for the Arts (NEA) and City of Waco to distribute in the form of grants as part of the Covid related American Rescue Plan. You may be eligible to apply.  Read on to find out how to apply, and who is eligible. 

The NEA announced American Rescue Plan (ARPA) grants totaling $20,200,000 to 66 local arts agencies for subgranting to help the arts and cultural sector recover from the pandemic. Creative Waco received $200,000 to distribute over two years and we will use this funding to make grants to eligible recipients in Waco and McLennan County. In January 2023, City of Waco allocated $250,000 ARPA funds for the arts to be distributed over two years. Both these grant programs are designed to empower artists and creatives, and help organizations save jobs, support operations, and orient marketing and promotional efforts to build diverse attendance and participation.

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FREQUENTLY ASKED QUESTIONS/PREGUNTAS MÁS FRECUENTES

1. Who can apply? / ¿Quién puede presentar una solicitud?

Individual artists/creatives and non-profit arts organizations based in the City of Waco or McLennan County.

Artistas/creadores individuales y organizaciones artísticas sin fines de lucro con sede en la ciudad de Waco o en el condado de McLennan.

2. How do you know if you are a non-profit arts organization? / ¿Cómo saber si eres una organización artística sin fines de lucro?

You are a non-profit corporation with an IRS 501c(3) determination with a mission to advance the creative or performing arts.

Eres corporación sin fines de lucro si tienes una determinación con el IRS de 501c(3), y tu misión es promover las artes creativas o las artes escénicas.

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3. How do you know if you are an individual artist/creative? / ¿Cómo saber si eres un artista/creativo individual?

You have expertise in an artistic discipline and you can show that you have a track record of performing, producing or presenting artistic or cultural work.

Eres experto en una disciplina artística y puedes demostrar que tienes una trayectoria de interpretación, producción o presentación de obras artísticas o culturales. Y eres alguien a quien le gusta crear comunidad.

4. Eligibility Checklist / Lista de requisitos:

Individual Artist/Creative

  1. Place: Artists must reside in Waco or McLennan County.
  2. History: The artist must have a demonstrated track record of performing, producing or presenting artistic or cultural work.
  3. Size: Artist total household income for FY20-FY21 must not exceed $150,000.

Organizations

  1. Place: Registered office must be in Waco or McLennan County.
  2. History: The organization must have performed, produced or presented artistic or cultural programming for at least 2 calendar years prior to the term of the grant.
  3. Size: The organization’s total revenue over FY20-FY21 must not exceed $1 million.
  4. Mission:You must have a mission to advance the creative or performing arts.  
  5. Tax Status: The organization must be a Texas non-profit corporation with a 501(c)(3) tax-exempt certification. Use of fiscal sponsorship will not qualify.

Artista/Creativo Individual

  1. Lugar: Los artistas deben residir en Waco o en el condado de McLennan.
  2. Historial: El artista debe tener un historial demostrado de realización, producción o presentación de obras artísticas o eventos culturales.
  3. Tamaño: El ingreso familiar total del artista para los años fiscales 20 y 21 no debe exceder los $150,000.

Organizaciones

  1. Historial: La organización debe haber realizado, producido o presentado programación artística o cultural durante al menos 2 años naturales antes de la vigencia de la beca.
  2. Tamaño: Los ingresos totales de la organización durante el FY20-FY21 no deben exceder $1 millón.
  3. Misión: Su misión debe ser promover las artes creativas o las artes escénicas.  
  4. Situación fiscal: La organización debe ser una corporación sin fines de lucro en el estado de Texas con una certificación 501(c)(3) de exención de impuestos. El uso de patrocinio fiscal no calificará.

5. What can individual artists/creatives apply for? / ¿Qué pueden solicitar los artistas/creativos individuales

Your application should be for a project or idea that uses your artistic or creative talents to make a significant, positive, measurable impact in our community. Your project must do one or more of the following:

  • facilitate post-pandemic recovery (social, economic, and/or educational)
  • connect diverse people and spark healing, understanding, joy or kindness
  • develop, support, or retain outstanding diverse artistic talent
  • reach, include, and benefit traditionally underrepresented communities

It will also help if your project or idea will:

  • encourage new creative partnerships in the arts, or between the arts and other sectors,
  • encourage participation or develop new audiences – especially from people that are traditionally under-represented,
  • take a creative, fresh or innovative approach to something that does not already happen in our community

If you are in any doubt about whether your project or idea is a good fit, please [email protected]

 

Su solicitud debe referirse a un proyecto o idea que utilice su talento artístico o creativo para tener un impacto significativo, positivo y mensurable en nuestra comunidad. Su proyecto debe hacer una o más de las siguientes cosas:

  • facilitar la recuperación post pandémica (social, económica y/o educativa)
  • poner en contacto a personas diversas e impulsar la integración, la comprensión, la alegría y/o la bondad
  • desarrollar, apoyar o retener talentos artísticos destacados y diversos
  • llegar a comunidades tradicionalmente infrarrepresentadas, incluirlas y beneficiarlas.

También será de ayuda si su proyecto o idea:

  • promueve una o más de las metas y objetivos enumerados en el Plan Cultural de Waco,
  • fomenta nuevas asociaciones creativas en las artes, o entre las artes y otros sectores,
  • fomenta la participación o desarrolla nuevos públicos, especialmente de personas tradicionalmente poco representadas,
  • adopta un enfoque creativo, novedoso o innovador de algo que no exista ya en nuestra comunidad.
  • Si tiene alguna duda sobre si su proyecto o idea es adecuado, por favor [email protected]

6. What can arts nonprofit organizations apply for? / ¿Qué pueden solicitar las organizaciones artísticas sin fines de lucro?

Your application should be for operational funds to support recruitment and retention efforts, to align compensation, and/or to cover facility costs. (Operational grants may only be awarded to non-profit arts organizations with 2020~2021 annual expenses of $1,000,000 or less.)

Su solicitud debe ser para fondos operativos para apoyar los esfuerzos de reclutamiento y retención, para alinear la compensación, y / o para cubrir los costos de las instalaciones. (Las becas operativas sólo pueden concederse a organizaciones artísticas sin fines de lucro con unos gastos anuales para 2020~2021 de 1.000.000 $ o menos).

7. How much can you apply for? / ¿Cuánto puedo solicitar?

Individual Artist/Creative

Awards to individuals will be made in amounts of $1k, $3k, and $5k, with some flexibility based on panel evaluation and scoring criteria.

Organizations

Awards made to non profit arts organizations will be in amounts of $3k, $5k, or $10k, with some flexibility based on panel evaluation of scoring criteria, depending on the annual budget.

Artista/creador individual

Se concederán becas individuales por valor de $1,000, $3,000 y $5,000, con cierta flexibilidad en función de los criterios de evaluación y puntuación del jurado.

Organizaciones

Las becas concedidas a organizaciones artísticas sin fines de lucro serán de 3.000, 5.000 o 10.000 dólares, con cierta flexibilidad basada en la evaluación de los criterios de puntuación por parte del jurado, en función del presupuesto anual.

8. What should I know before I start? / ¿Qué debo saber antes de empezar?

This is a Federal grant program. Therefore, there are some federal requirements for accountability. Don’t worry, it’s easy to do, but you will need to do this before you can receive a grant.

  • Organizations will need to register for a Unique Employer Identifier (UEI) that reflects the organization’s legal name and current, physical address. You will need to submit your UEI to Creative Waco before you receive any grant funds. A UEI is easily requested through the System for Award Management (SAM.gov). [UEI VIDEO]
  • Grant recipients must not be disbarred, suspended, or have any other exclusions or disqualifications from doing business with the federal government. This typically results from fraudulent activity. If this applies to you or your organization, you will know. But you will need to “certify” to Creative Waco that you are not excluded or disqualified. You will do this through your grant agreement.
  • Grant recipients will be required to have a bank account, and to track all expenditures made under this award and retain all financial records and other supporting documents related to the award for at least three years from the date you submit your final report.
  • Grant recipients must ensure that any funded activity is implemented in full accordance with the US Constitution, Federal Law, and public policy requirements: including, but not limited to, those protecting free speech, religious liberty, public welfare, the environment, and prohibiting discrimination.

Creative Waco requirements: Before receiving funds, all grant recipients (individuals and organizations) will need to:

  • sign a grant agreement
  • sign a copy of program Terms and Conditions, plus an IRS form W-9. 
  • attend an orientation meeting which will explain all reporting requirements.

At the end of the grant period, you will need to:

  • complete a report saying how the grant was used and what impact it had.
  • provide accounting details for how funds were used. (Receipts may be requested by Creative Waco staff above and beyond a list of expenditures)

Este es un programa de beca federal. Por lo tanto, existen algunos requisitos federales de rendición de cuentas. No te preocupes, es fácil hacerlo, pero tendrás que hacerlo antes de poder recibir una beca.

Las organizaciones tendrán que registrarse para obtener un Identificador Único de Empleador (UEI) que refleje el nombre legal de la organización y su dirección física actual. Deberá presentar su UEI a Creative Waco antes de recibir cualquier beca. Un UEI se solicita fácilmente a través del Sistema de Gestión de Becas (SAM.gov). [VÍDEO UEI]

Los beneficiarios de subvenciones no deben estar inhabilitados, suspendidos o tener cualquier otra exclusión o inhabilitación para hacer negocios con el gobierno federal. Esto suele deberse a actividades fraudulentas. Si esto se aplica a usted o a su organización, lo sabrá. Pero tendrá que "certificar" a Creative Waco que no está excluido o descalificado. Usted hará esto a través de su acuerdo de beca.

Los receptores de la beca deberán tener una cuenta bancaria, hacer un seguimiento de todos los gastos realizados en el marco de esta beca y conservar todos los registros financieros y otros documentos de apoyo relacionados con la beca durante por lo menos tres años a partir de la fecha de presentación de su informe final.

Los beneficiarios de las becas deben garantizar que cualquier actividad financiada se lleve a cabo de plena conformidad con la Constitución de los EE.UU., la legislación federal y los requisitos de la política pública: incluidos, entre otros, los que protegen la libertad de expresión, la libertad religiosa, el bienestar público, el medio ambiente y la prohibición de la discriminación.

Requisitos de Creative Waco: Antes de recibir los fondos, todos los beneficiarios de la beca (individuos y organizaciones) deberán:

  • firmar un acuerdo de beca
  • firmar una copia de los Términos y Condiciones del programa, además de un formulario W-9 del IRS. 
  • asistirán a una reunión de orientación en la que se explicarán todos los requisitos de presentación de informes.

Al final del periodo de la beca, tendrá que:

  • Entregar un informe en el que se indique cómo se ha utilizado la beca y qué repercusión e impacto ha tenido en la comunidad.
  • Proporcionar detalles contables sobre el uso de los fondos. (El personal de Creative Waco podrá solicitar recibos además de una lista de gastos).

9. What are the specific goals for Creative Waco’s NEA - ARP grant program? / ¿Cuáles son los objetivos específicos del programa de subvenciones NEA - ARP de Creative Waco?

  1. To facilitate post-pandemic recovery (social, economic, and/or educational)
  2. To connect diverse people and spark healing, understanding, joy or kindness
  3. To develop, support, or retain outstanding diverse artistic talent
  4. To reach, include, and benefit traditionally underrepresented communities
  1. Facilitar la recuperación post pandémica (social, económica y/o educativa).
  2. Poner en contacto a personas diversas e impulsar la integración, la comprensión, la alegría y/o la bondad.
  3. Desarrollar, apoyar o retener talentos artísticos destacados y diversos.
  4. Llegar a comunidades tradicionalmente subrepresentadas, incluirlas y beneficiarlas.
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10. Are there any restrictions? / ¿Existen restricciones?

These grant funds cannot be used for:

  • For-profit corporations.
  • Institutions of primary and secondary education.
  • Local governments or government related agencies.
  • Projects whose main purpose is fundraising. 
  • Individuals or organizations unable to supply the required documentation.
  • Individuals, organizations or projects that serve a political or religious ideology.
  • Capital purchases
  • Mortgage payments
  • Re-granting
  • General fundraising
  • Alcoholic beverages
  • Costs supported by any other federal funding
  • Lobbying
  • Personal expenses

Creative Waco reserves the right to evaluate applications for eligibility based on the intended goals and purpose of these funds.

Estos fondos no pueden utilizarse para

  • Empresas con ánimo de lucro.
  • Instituciones de enseñanza primaria y secundaria.
  • Gobiernos locales u organismos relacionados con el gobierno.
  • Proyectos cuyo objetivo principal sea la recaudación de fondos. 
  • Personas u organizaciones que no puedan aportar la documentación requerida.
  • Personas, organizaciones o proyectos que sirvan a una ideología política o religiosa.
  • Compras de capital
  • Pagos de hipotecas
  • Recaudación de fondos
  • Recaudación de fondos en general
  • Bebidas alcohólicas
  • Gastos sufragados con cualquier otra financiación federal
  • Grupos de presión
  • Gastos personales

Creative Waco se reserva el derecho de evaluar la elegibilidad de las solicitudes en función de los objetivos y propósitos de estos fondos.

11. How do I apply? / ¿Cómo se presenta la solicitud?

Applications will be completed online and submitted through Creative Waco in two stages. Stage 1 is very simple and will ensure you are eligible before putting in more work for Stage 2. If language, access to technology, or other factors present a barrier for your organization, please reach out to Sol Bautista for accommodations: [email protected]

Please be ready to describe:

Las solicitudes se completarán en línea y se presentarán a través de Creative Waco en dos etapas. La etapa 1 es muy sencilla y te permitirá asegurarte de que cumple los requisitos antes de dedicar más trabajo a la etapa 2. Si el idioma, el acceso a la tecnología u otros factores representan una barrera para ti o para tu organización, por favor no dudes en comunicarte con Sol Bautista: [email protected]

Por favor, esté preparado para describir:

Individual Artist/Creative

  • Vision for your artwork, project or program.
  • Who will be impacted by your work?
  • Financial and budget data.
  • Project based timeline.

Organizations

Mission, programming and audience details
Staff and Board demographics
Artistic/Program History and Work samples
Financial and budget data, including financial statements for your most recently completed fiscal year.

Artista/Creativo individual

  • Visión de su obra de arte, proyecto o programa.
  • ¿A quién impactará su obra?
  • Datos financieros y presupuestarios.
  • Calendario del proyecto.

Organizaciones

  • Misión, programación y audiencia
  • Datos demográficos del personal y la Junta Directiva
  • Historial artístico/programático y muestras de trabajo
  • Datos financieros y presupuestarios, incluidos los estados financieros de su auditoría  fiscal más reciente.

12. How will applications be reviewed? / ¿Cómo se revisarán las solicitudes?

Grant Panelists/Reviewers:
Your application will be reviewed by a panel of diverse community members with knowledge of the arts and of our community. If you are interested in serving on the roster of panelists for this program, please contact [email protected].

 

Review Criteria (all applications):

  1. Evidence of artistic excellence and artistic merit
  2. Ability to perform the described program or activities
  3. Potential for community benefit

Jurados/revisores:

Su solicitud será revisada por un panel de diversos miembros de la comunidad con conocimiento de las artes y de nuestra comunidad. Si está interesado en formar parte de la lista de panelistas de este programa, póngase en contacto con [email protected].

Criterios de revisión (todas las solicitudes):

  1. Pruebas de excelencia artística y mérito artístico
  2. Capacidad para llevar a cabo el programa o las actividades descritas
  3. Potencial de beneficio para la comunidad
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13. What happens next? / ¿Cuál es el siguiente paso?

  • To apply, please complete a Phase 1 application. We will check that your application is eligible and a good fit for NEA - ARP funds. You might be asked some basic questions about your project.
  • You will be contacted within two weeks of the Phase 1, at which time you will be informed if you are eligible to submit a Phase 2 full application.
  • You will be contacted within three weeks of submitting your Phase 2 application to inform you if you are invited to schedule a short interview. Interviews are an opportunity to say more and answer questions about your application.
  • You’ll hear if your application was recommended for a grant within 3 working days of the interview. Funding will be released on a timeline appropriate to each individual project.
  • The whole process from Phase 1 application to grant decision should take no more than six weeks.
  • If successful, you will need to complete the documentation described in section 8 above.
  • Para presentar su solicitud, llena el formulario de la Fase 1. Comprobaremos que tu solicitud cumple los requisitos y se ajusta a los fondos de NEA - ARP. Es posible que le hagamos algunas preguntas básicas sobre su proyecto.
  • Nos pondremos en contacto con usted en un plazo de dos semanas a partir de la Fase 1, momento en el que se te informará si reúnes los requisitos para presentar una solicitud completa, la Fase 2.
  • Nos pondremos en contacto contigo en el plazo de tres semanas desde la presentación de su solicitud de la Fase 2 para informarte si se te invita a programar una breve entrevista. Las entrevistas son una oportunidad para decir más cosas y responder a preguntas sobre su solicitud.
  • Sabrás si tu solicitud ha sido recomendada para una beca después de que los lectores hayan entregado sus evaluaciones y en un plazo de 3 días laborables a partir de la entrevista. La financiación se liberará en un plazo adecuado a cada proyecto individual.
  • El proceso completo, desde la solicitud de la Fase 1 hasta la decisión sobre la beca, no debería durar más de seis semanas. Si su solicitud es aceptada, deberá completar la documentación descrita en la sección 8.

14. What if I need help? / ¿Qué hago si necesito ayuda?

Application Support

Director of Professional Development and Outreach, Sol Bautista, will be available to assist with Spanish language and some technical assistance in completing this application. Please email Sol if you need specialized support: [email protected]

Ayuda con la solicitud

La Directora de Desarrollo Profesional y Divulgación, Sol Bautista, estará disponible para ayudar con el idioma español y asistencia técnica para completar esta solicitud. Por favor, envíe un correo electrónico a Sol si necesita apoyo especializado: [email protected]

Phase I